Las mejores herramientas online para un vendedor de hoy en día

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Las ventas en los tiempos de internet

Una realidad que no podemos ocultar es que ahora el proceso de venta se ha vuelto más complejo y dinámico en todos los mercados. Las plataformas de comunicación online han dado a los consumidores un mayor poder de decisión y con ésto el trabajo de un vendedor ha tenido que adaptarse a las exigencias de las nuevas generaciones de clientes. 

Aunque la venta en frío es todavía un método utilizado por muchas empresas B2C y B2B a nivel global; abordar a un prospecto ya no es tan productivo como en tiempos pasados, ahora es el usuario quien decide cuándo y cómo prefiere tener contacto con un asesor de ventas. 

El informe sobre El Estado de Inbound 2017 de HubSpot para Latinoamérica presenta conclusiones interesantes de los equipos de ventas de las distintas regiones del mundo:

“[...] en el área de ventas los encuestados respondieron que cada vez es más difícil cerrar negocios, lograr que un prospecto responda e identificar y captar oportunidades de venta. El 28% también afirma que le resulta difícil interactuar con varios responsables de decisiones de una empresa en el proceso de compra.”


Para  las empresas que ya captan contactos a través de internet, su preocupación principal no radica en aumentar el porcentaje de conversión. Ahora necesitan mejorar la calidad de los leads, mover más rápido a un contacto a través del embudo de ventas y ayudar al equipo de ventas a cerrar negocios de una forma más eficiente.

Es por eso que en este artículo te hablaremos de algunas herramientas que HubSpot Sales tiene para ayudar a los equipos de ventas a afrontar estos retos.

Funcionalidades de HubSpot CRM

De acuerdo con la infografía de Los 10 mayores beneficios de un sistema CRM, algunas empresas que han implementado una solución CRM han logrado aumentar hasta 41% las ganancias por vendedor.

El CRM de HubSpot es el complemento que permite conectar la parte de marketing web con el área de ventas de las empresas que ya aprovechan los beneficios de HubSpot. Puedes tener una base de datos divida por contactos, empresas y negocios (deals)

CRM de HubSpot.png

El CRM es gratuito y no es necesario que seas cliente HubSpot, por eso aprovechamos para comentarte algunas de las características que son útiles para dar un seguimiento de prospectos más enfocado:

1. Línea del tiempo para contactos, empresa y negocios

Permite visualizar la actividad de tu equipo de ventas ya que registra cada llamada, e-mail, tareas y notas realizadas por un representante en un contacto, empresa o negocio.

HubSpot CRM Timeline.png

(Registro de interacciones en HubSpot CRM)

Una característica muy útil en la línea del tiempo de un negocio, es poder ver la etapa del ciclo de venta en la que éste se encuentra.

Pipeline en contactos.png

 (Registro de interacciones en HubSpot CRM) 

 

2. Tareas de seguimiento

Puedes asignar una actividad a un contacto, empresa o cotización.

tareas en Hubspot.png

 

3. Pipeline de negocios (deals)

Al llevar tus negocios (cotizaciones) en el CRM de HubSpot tienes la opción de personalizar las etapas por las que pasa un prospecto desde el momento en que se convierte en una oportunidad hasta que el negocio se cierra.

Estas etapas puedes configurarlas de acuerdo al embudo de ventas de tu empresa.

Deals en HubSpot.png

 

4.-Vista Personalizada de Contactos en el CRM

Aunque el CRM sea utilizado por un equipo de vendedores, cada contacto, compañía y negocio tienen un HubSpot Owner asignado, lo que asegura que ningún otro miembro pueda ver tus contactos y oportunidades.

Otra de las ventajas de llevar tus contactos en este CRM es el poder crear vistas personalizadas que te permiten separar a los contactos de acuerdo a:

  • Propiedades: Fecha de creación, compañía, puesto
  • Lead cycle: MQL, SQL, Oportunidad
  • Actividad: Contactado, no contactado, con tareas pendientes, etc.

 

Herramientas de HubSpot Sales

Quisiera regresar un poco al estudio de El Estado de Inbound 2017 que presenta datos interesantes acerca de la actividad de los vendedores al dar seguimiento a las oportunidades y cerrar ventas.

“Para el 45% de nuestros encuestados, las conversaciones a través de aplicaciones de mensajería ya son un aspecto arraigado a la vida empresarial”.

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Fuente: HubSpot el Estado de Inbound 2017 


Estos datos funcionan para demostrarnos el comportamiento de la fuerza de ventas en las empresas, permitiéndonos observar que el teléfono, las reuniones en persona y el correo electrónico son los canales de comunicación que más utiliza para fines comerciales.

HubSpot entendió el significado de estos datos,  pues ha desarrollado con HubSpot Sales algunas herramientas para que los equipos de ventas logren conseguir cerrar más oportunidades a través de la aceleración y automatización en el proceso de seguimiento de prospectos.

A continuación, te platicaré un poco de estas herramientas y cómo benefician tu labor comercial.

 

La herramienta de HubSpot Calling

El trabajo de un vendedor es hacer llamadas. Ya sea que su base de datos se divida entre contactos recomendados, prospectos en frío o leads que vienen de los esfuerzos de marketing de su empresa, un asesor debe contacta a todos para descubrir oportunidades. Calling de HubSpot permite priorizar tus llamadas de manera sencilla.

Puedes vincular tu número de teléfono con el CRM desde tu navegador, grabar la llamada y comentar tus notas de las interacciones. Al finalizar la llamada, todo se registra de forma automática en tu versión de HubSpot CRM.

Como tu teléfono está ligado a la aplicación, puedes hacer llamadas desde tu computadora o tu teléfono. Los dos tipos de llamadas pueden grabarse e introducirse en los registros de contacto.

herramienta de hubspot calling.png

(Fuente: HubSpot Sales)

 

HubSpot Meetings para ventas

La agenda de un vendedor no ha cambiado mucho, aún es común verlos de un lado a otro, llamando o visitando a sus prospectos. “El tiempo es dinero”, por eso agendar un cita para un vendedor es una buena señal de crear una oportunidad.

Ya sea de manera presencial o en línea, Meetings de HubSpot Sales permite que tus contactos puedan agendar de manera sencilla una reunión contigo sin necesidad de estar coordinando horarios por mail.

Hubspot meetings.png

Configura y comparte un calendario en línea para que tus contactos puedan agendar un día y hora en específico para conversar contigo.

Para equipos grandes que tiene representantes a los cuales se asigna una base de datos aleatoria, el calendario puede configurarse para que una persona pueda contactarse con cualquiera de los asesores disponibles.

Hubspot meetings para equipos.png

Utiliza templates para tus emails

Con HubSpot Sales y en el CRM, puedes enviar un correo a partir del registro de un contacto en CRM o directamente desde tu bandeja de entrada.

Para un vendedor hay distintos tipos de correos. Algunos son de introducción, otros son invitaciones, unos más pueden ser de seguimiento, envío de cotizaciones o emails de toma de decisiones.

Los templetes ayudan acortando tiempos, pues reducen el tiempo en la redacción de mails que se envían con frecuencia y que son muy parecidos.

Plantillas Email.png

Es importante entender que usar una plantilla no significa comprometer el toque personal. La ventaja es hacer el proceso más sencillo, el beneficio es combinarlo con características que te ayuden a personalizar tus emails y evitar ser genérico.

Para no caer en esta práctica, puedes configurar tus plantillas con tokens para  [nombre], [empresa], [teléfono]. Además de complementarlo con “espacios en blanco”, para que puedas escribir frases únicas dirigidas a un contacto en específico.

Plantilla de correo.png

Extensión para tracking de emails

En el ejemplo anterior, ¿notaste este pequeño checkbox?

email extension.png

Un vendedor invierte mucho tiempo enviando enviando email con la intención de mover un contacto y convertirlo en oportunidad. ¿Cómo saber cuáles son las personas que realmente les interesa platicar contigo y son más propensas a tomar acción?

Para contestar esto, HubSpot Sales tiene la extensión de email tracking que te notifica cuando un contacto abre tus emails o da clic en algún enlace que le has proporcionado.

HubSpot Sales Email tracking open.png

Esta extensión para correo electrónico puede integrarse con Outlook y Gmail. Y es una gran ventaja para que un asesor pueda concentrarse en trabajar a los leads más interesados.

Piensa el siguiente escenario:

Enviaste una cotización inicial a un prospecto hace un par de días. En este momento ves que ha abierto tu correo y dio clic en un enlace que pusiste en dicho email. Es tiempo de tomar alguna decisión, ¿es preferible llamarle y comentarle sútilmente que estás a sus órdenes por cualquier duda? o puedes esperar y enviarle un nuevo correo con algún beneficio adicional si toma una decisión ahora.

La extensión te permitirá estar enterado cada vez que un destinatario abra tus email. Si un contacto abre 3, 4, 5 o más veces tu correo, es una clara alerta que le interesas: ¡llámalo!

 

Secuencias de Correos en Sales Pro

Todos los vendedores saben que lo más complejo es evitar dejar ir oportunidades por falta de seguimiento a los contactos de su base de datos.

En HubSpot Sales, las Secuencias contribuyen a que esto no pase. Ya que permiten programar emails personalizados que puedes enviar a tus contactos cada cierto tiempo. Cuando uno de ellos responde un email, la secuencia se detiene automáticamente para ese contacto.

secuencias HubSpot Sales Pro.png

Después de configurar la secuencia, lo único que tienes que hacer es ingresar a Gmail y en lugar de comenzar a escribir un nuevo correo, seleccionar la opción ”secuencias”, para inciar el envío de emails a un contacto. 

secuencias HubSpot Sales Pro 2.png

Automatizar estos mails de seguimiento reducirá el tiempo que inviertes en redactar y enviar correos, permitiendo conocer a los que sí están interesados en tus servicios para poder contactarlos.

Nota: La mayoría de estas herramientas que te comentamos se incluyen en la versión gratuita de HubSpot Sales. Para obtener una versión ilimitada de algunas de ellas, es necesario contratar alguno de sus planes.

Esperamos que este artículo te sea de mucha utilidad para mejorar tu productividad si eres un representante de ventas o estás a cargo de un equipo. Te invitamos a conocer más datos interesantes sobre el Estado y ROI del Inbound Marketing 2017. Si tienes alguna duda escribenos un comentario.

 

Estado de Inbound 2017



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